So mahnen Sie richtig und wirkungsvoll

Tipps zum effektiven Workflow im kaufmännischen Mahnverfahren

Leidet ein Unternehmen unter Liquiditätsengpässen oder muss es sogar Insolvenz anmelden, sind bei genauer Betrachtung immer wieder ähnliche Mängel ursächlich. Sehr häufig sorgt ein mangelhaftes Debitoren- und Forderungsmanagement dafür, dass dem Unternehmen finanziell die Puste ausgeht. Hohe Außenstände, zu viele Außenstandstage, schleppendes Mahnwesen und die anhaltend schlechte Zahlungsmoral belasten die Liquidität von Unternehmen. Sie führen zu Zinsverlusten und verursachen Kosten. Für jedes Unternehmen ist es daher von großer Bedeutung, Außenstände möglichst schnell und ohne Verluste zu realisieren. Die Voraussetzung dafür ist ein effektives, auf die Erhaltung der Kundenbeziehung ausgerichtetes kaufmännisches Mahnwesen.
Viele Unternehmen scheuen jedoch davor zurück, Kunden an ihre Zahlungsverpflichtung zu erinnern. Ihre Sorge ist es, dass ein strenges Mahnverfahren Kunden verschrecken könnte. Die Erfahrung zeigt jedoch ein anderes Bild, denn ein professionelles Mahnwesen wird eher als Zeichen für ein gutes Management gewertet. Wie Sie dieses in Ihre Unternehmenspraxis integrieren können, beschreiben wir Ihnen im Folgenden.

Jeder Verzug kostet Ihren Kunden Geld
Eines vorweg: Ein stringentes Mahnwesen sollte Standard in jedem Unternehmen sein. Bereits die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Teil davon. Jede Rechnung sollte immer ein Zahlungsdatum enthalten. Üblich ist es, dieses auf 30 Tage nach der Rechnungslegung zu datieren. Branchenüblich sind aber ggf. auch kürzere oder längere Fristen, die individuell vereinbart werden können.
Verstreicht die vereinbarte Zahlungsfrist, gerät Ihr Kunde automatisch in Verzug, ohne dass Sie ihn anmahnen. Wichtig ist der Verzugszeitpunkt für die Berechnung von Verzugszinsen, die Sie für jeden Verzugstag nach den geltenden Zinssätzen berechnen können (siehe Checkliste). Auch ein Verzugsschaden kann sofort nach Verstreichen des Verzugsdatums geltend gemacht werden. Wie hoch dieser Schaden sein darf, ist gesetzlich geregelt. Er darf aber nur in der Höhe berechnet werden, in der er tatsächlich entstanden ist. In der Regel handelt es sich dabei um eine Entschädigung für die Kosten, die durch den zusätzlichen Aufwand für Telefon oder Porto, Arbeitszeit etc. entstanden sind.
Beachten Sie aber, dass Sie nur dann die Zahlung für eine Lieferung oder die Erbringung einer Dienstleistung verlangen und anmahnen können, wenn ein Anspruch auf Zahlung besteht. Es dürfen also keine Mängeleinreden Ihres Kunden vorliegen. Ihre Forderung muss fällig und durchsetzbar sein. Ansonsten geht Ihre Zahlungserinnerung ins Leere. Verzugszinsen und Mahnkosten dürfen dann nicht berechnet werden.
Grundsätzlich gilt (nach § 271 BGB – Bürgerliches Gesetzbuch) für alle Vertragsarten, dass die Zahlung sofort nach Erbringung der Vertragsleistung fällig wird. Jedoch gibt es bei einigen Vertragstypen, wie beispielsweise im Werk- und Dienstvertragsrecht, spezielle Fälligkeitsregelungen. So ist im Werkvertragsrecht nach § 641 BGB Abs. 1 „die Vergütung bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Ist das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für die einzelnen Teile bestimmt, so ist die Vergütung für jeden Teil bei dessen Abnahme zu entrichten.“
Für einen Dienstvertrag stellt § 614 Satz 1 BGB grundsätzlich klar, dass „die Vergütung nach der Leistung der Dienste zu entrichten ist“. Auch hier gibt es Ausnahmen bzw. spezielle Regelungen. So gilt beispielsweise für Ärzte und Zahnärzte nach den Bestimmungen des § 12 GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte) und § 10 GOZ (Gebührenordnung für Zahnärzte), dass eine Vergütung für ärztliche Leistungen erst dann fällig ist, wenn dem Zahlungspflichtigen eine Rechnung erteilt wurde, die den Vorgaben der GOÄ/GOZ entspricht. Eine Mahnung, die den Kunden in Verzug setzt, ist in diesen Fällen entbehrlich.
Das gilt auch, wenn die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt ist (siehe § 286 Abs. 2 und 3 BGB). Es genügen also Fälligkeitsvereinbarungen, die Ihr Kunde eindeutig aus dem Kalender entnehmen kann, wie zum Beispiel „10. März 200x“.
Vereinbaren Sie daher mit Ihrem privaten oder geschäftlichen Kunden immer den genauen Zahlungseingang. Die von Ihnen festgelegten Zahlungsfristen können Sie auch direkt in dem Vertrag oder als dessen festen Bestandteil in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) aufnehmen.

Mahnung ist formlos wirksam
Die Mahnung bedarf keiner bestimmten Form. Sie kann schriftlich oder mündlich erfolgen. In der Regel sollten Sie diese schriftlich formulieren, um Ihrem Kunden ggf. die Ausfertigung nachweisen zu können. Eine effiziente Form ist auch die mündliche Mahnung. Rufen Sie Ihren Kunden an! Das persönliche Gespräch hat den Vorteil, dass sich leicht eine vertrauliche Atmosphäre einstellt. Zudem wirkt diese direkte Ansprache des Kunden emotional stärker und bestimmter als ein Brief. Ihr Ziel muss es sein, in dem Gespräch mit Ihrem Kunden eine Zahlungszusage zu einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu vereinbaren. Senden Sie dem Kunden anschließend ein Gesprächsprotokoll zu, verbunden mit der Aufforderung, den Inhalt des Gesprächs und seine Zahlungszusage schriftlich zu bestätigen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie während des Gesprächs ein Gesprächsprotokoll führen.

Drei Mahnungen sind die Regel
Es entspricht den kaufmännischen Gepflogenheiten, drei Mahnungen auszusprechen bzw. zu versenden, um Ihren Kunden auf die offene Rechnung aufmerksam zu machen. Von mehr als drei Mahnungen ist abzuraten, um die eigene Ernsthaftigkeit zu verdeutlichen und souverän gegenüber dem Kunden aufzutreten. Erhält Ihr Kunde laufend neue Mahnungen, ohne dass weitere Schritte eingeleitet werden, könnte es sein, dass dieses Verhalten von einigen Ihrer Kunden ausgenutzt wird. Weitere Zahlungsverzögerungen sind die Folge.

Mahnungen deutlich kennzeichnen
Eine Mahnung sollten Sie deutlich auch als solche kennzeichnen. Schreiben Sie 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Vermerken Sie in jeder Mahnung das Datum der ursprünglichen Rechnung und die Rechnungsnummer, das Zahlungsziel (mit Datum!) sowie eine Beschreibung der erbrachten Leistung, damit der Kunde Ihr Schreiben genau zuordnen kann. Verschicken Sie die Mahnungen im Abstand von jeweils zwei bis drei Wochen bzw. wenige Tage nach dem in der vorherigen Mahnung gesetzten Zahlungsziel.

Die erste Mahnung dient in der Regel als Zahlungserinnerung. Sie enthält eine freundliche schriftliche Aufforderung, die offene Forderung zu begleichen. Sie können Ihren Kunden auch anrufen, um ihn persönlich an die ausstehende Zahlung zu erinnern und mit ihm einen Zahlungszeitraum zu vereinbaren. Halten Sie das Gespräch aber schriftlich fest und schicken Sie Ihrem Kunden das Protokoll zu.
Die zweite Mahnung sollte eine deutliche Zahlungsaufforderung beinhalten, die die Ernsthaftigkeit Ihres Schreibens und Ihres Handelns unterstreicht. Hierbei sollte Sie jedoch noch nicht mit weiteren Schritten drohen.
Die dritte Mahnung kann und sollte bereits die Androhung weiterer Schritte enthalten. Dies verdeutlichen Sie auch dadurch, dass Sie das Schreiben als „letzte Mahnung“ betiteln. Schreiben Sie Ihrem Kunden, dass Sie bei weiterem Verzug beispielsweise ein Inkassobüro mit der Beitreibung beauftragen werden.
Zahlt Ihr Kunde auch nach der dritten Mahnung nicht, sollten Sie die weiteren („angedrohten“) Schritte in jedem Falle durchführen. Leere Drohungen verursachen leere Kassen.

Ihre Checkliste für ein effektives kaufmännisches Mahnwesen in Ihrem Unternehmen

1. Bonitätsprüfung: Überprüfen Sie bei jedem Neukunden und vor jedem neuen Geschäft mit Bestandskunden deren Bonität (Zahlungsfähigkeit und -verhalten).
2. Vertrag: Regeln Sie in Ihren Verträgen oder in den AGB eindeutig, wann Zahlungen fällig sind!
3. Rechnungslegung: Erstellen Sie die Rechnung gleich nach der Warenlieferung bzw. der Auftragserledigung. Bestimmen Sie ein festes Zahlungsziel, bspw. „12. September 2007“. Achten Sie auf die korrekte, vollständige Adresse.
4. Rechnungskontrolle: Legen Sie in Ihrer Buchhaltung oder in Ihrem ERP-System eine Wiedervorlage zur Überprüfung der Zahlungseingänge an.
5. Mahnung 1: Bleibt die Zahlung aus, treten Sie 2 bis 3 Tage nach dem in der Rechnung genannten Zahlungsziel mit Ihrem Kunden in Kontakt. Schicken Sie ihm eine (freundliche) Zahlungserinnerung oder rufen Sie ihn an. Legen Sie ein neues Zahlungsziel fest. Dieses sollte nicht mehr als 2 Wochen in der Zukunft liegen.
6. Mahnkosten: Jeder Zahlungsverzug verursacht Kosten. Lassen Sie Ihren Kunden wissen, dass er diese zu tragen hat. Berechnen Sie (auch schon mit der ersten Mahnung) eine angemessene Aufwandsentschädigung (Mahnkosten). Anerkannt und gerichtlich durchsetzbar sind zwischen 2,50 und 10 Euro.
7. Mahnung 2: Verschicken Sie die zweite Mahnung 2 bis 3 Tage nach Eintritt des mündlich vereinbarten oder in der ersten Mahnung genannten Zahlungsdatums. Nehmen Sie Bezug auf Ihre erste Mahnung und setzen Sie erneut ein Zahlungsziel von zwei Wochen. Berechnen Sie Verzugszinsen und erheben Sie eine weitere Mahngebühr.
8. Verzugszinsen: Der Verzugszins beträgt für das Jahr 5 Prozent (bei Privatpersonen) und 8 Prozent (bei Geschäftskunden) zuzüglich dem derzeit gültigen Basiszinssatz von 3,19 Prozent (seit 1. Juli 2007). Sie können Ihrem Kunden bei Verzug daher 11,19 Prozent pro Jahr des Brutto-Rechnungsbetrages für Handelsgeschäfte und 8,19 Prozent pro Jahr bei Verbrauchergeschäften berechnen. Beachten Sie aber, dass der Verzugszeitraum auch vor dem 1. Juli 2007 liegen kann, als der Zinssatz insgesamt noch bei 10,7 bzw. 7,7 Prozent lag.
9. Mahnung 3: Aus der dritten Mahnung muss deutlich hervorgehen, dass Sie dem Kunden nunmehr die letzte Möglichkeit geben, die Forderung zu begleichen, bevor Sie beispielsweise ein Inkassounternehmen beauftragen. Machen Sie ihm deutlich, dass jede weitere Verzögerung zu seinen Lasten geht.
10. Konsequent bleiben: Halten Sie unbedingt den Mahnrhythmus ein. Ihr Kunde soll spüren, dass Sie es wirklich ernst meinen, denn mit jeder Zahlungserinnerung wird es für ihn teurer. Bleiben Sie auch nach der dritten Mahnung konsequent. Konsequenz hat durchaus auch erzieherischen Charakter. Gerade bei wiederkehrenden Geschäften führt ein strenges Mahnwesen auf wunderbare Weise dazu, dass Ihr Kunde pünktlich(er) zahlt.
11. Workflow implementieren: Ein stringentes Mahnwesen erfordert die Etablierung von festen Vorgängen in Ihrem Unternehmen. In Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System halten Sie die Rechnungslegung, die Zahlungsziele, die Mahnstufen und alle weiteren Details fest, um diese jederzeit nachvollziehen zu können.
12. Kommunikation: Informieren Sie Ihren Außendienst oder Verkauf. Legen Sie bei Zahlungsverzug eventuell einen Lieferstopp fest oder liefern Sie nur noch gegen Vorkasse.